Il/elle facilite le fonctionnement de l'agence et contribue à son efficacité en organisant et réalisant des prestations
 de gestion, d’organisation et d’appui administratif. Il/Elle assure un rôle d’interface et de facilitateur

SECRETARIAT

o Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes

o Prendre les appels téléphoniques : relayer l’appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser
en temps voulu, apporter un premier niveau d’information

o Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)

o Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon
déroulement

o  Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions

o  Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples

o  Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers

o  Mettre en forme des documents - Editer et photocopier des documents

o Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission,
engagement, feuille de route

o Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d’un responsable

GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE

 
o  Mettre en place un système de classement et d’archivage accessible

o  Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur

o  Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects

o  Mettre en place et  suivre le référencement de tous les contrats clients

o  Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie

o  Assurer le traitement des devis et des appels d'offre

o  Centraliser la gestion des stocks et des commandes

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel

Réaliser les formalités d'embauche : déclaratifs, contrats…

Suivre les accidents du travail, arrêts, visites médicales

Assurer la production du reporting réglementaire (registre du personnel, etudes etc)

Suivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travail

Gérer administrativement les réunions IRP, suivre les heures de délégations de RP

Participer à la production de la paie du personnel de l'agence (pointages et saisies)

Assurer la gestion et le suivi des actions de formation

SUIVI BUDGETAIRE ET FACTURATION

 
o Saisir les notes de frais, les contrôler, les approuver

o Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires…)

o Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés

o Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers

o Assurer le suivi administratif des contrats et règlements 

Titulaire d'un BAC +2 en paie RH ou assistante PME PMI, cous êtes rigoureuse, autonome et dynamique. Rejoignez une équipe de proximité gérant plusieurs sites logistique.